يكون للمسميات التالية أينما وردت في هذا النظام - الدلالات الواردة قرين كل منها :
1 - المركز : هو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .
2 - الجهاز : أي وزارة، أو مصلحة مستقلة، أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة.
3 - الوثائق والمحفوظات : هي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة، سواء نتجت هذه الأوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو عن سواها، ما دام أن الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها.
4 - الوثائق والمحفوظات الإدارية : هي الوثائق ، والمحفوظات الخاصة بالأعمال الإدارية.
5 - الوثائق والمحفوظات المالية : هي الوثائق والمحفوظات الخاصة بالأمور المالية.
6 - الوثائق والمحفوظات التخصصية : هي الوثائق ، والمحفوظات المتعلقة بالنشاط الأساسي للجهاز.

الغرض من هذا النظام هو : المحافظة على الوثائق والمحفوظات ، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه، وتنظيم تداولها، وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدد الحفظ.

تقسم الوثائق والمحفوظات إلى الفئات التالية :
1 - الوثائق والمحفوظات الإدارية، وتنظم وفقًا للائحة موحدة تعد بالاشتراك مع الديوان العام للخدمة المدنية.
2 - الوثائق والمحفوظات المالية، وتنظم وفقًا للائحة موحدة تعد بالاشتراك مع وزارة المالية والاقتصاد الوطني، وديوان المراقبة العامة.
3 - الوثائق والمحفوظات التخصصية وتنظم وفقًا للوائح متعددة تعد كل لائحة منها بالاشتراك مع الجهة، أو الجهات ذات العلاقة.
وتحدد اللوائح الأنواع التي تدخل تحت كل فئة.