1441/03/24 هـ الموافق: 21/11/2019 مـ

نظام الوثائق والمحفوظات

عدد مرات التصفح19532

نبذة عن النظام

يتضمن النظام ما يلي :
تحديد الغرض من النظام، وهو المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه، وتنظيم تداولها وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدة الحفظ. بيان أقسام الوثائق والمحفوظات، وخطة تصنيفها، وكيفية حفظها.
نظام الوثائق والمحفوظات
1409/10/23 هـ الموافق : 28/05/1989 مـ
1409/11/20 هـ الموافق : 23/06/1989 مـ
ساري

نـــص النظـــام

مادة معدلة مادة ملغية
اصل الوثيقة طباعة إبلاغ الإصدارات اللغات

نظام الوثائق والمحفوظات

1409 هـ

بسم الله الرحمن الرحيم

مرسوم ملكي رقم م/54 بتاريخ 23 / 10 / 1409

بعون الله تعالى

باسم خادم الحرمين الشريفين الملك

نحن عبد الله بن عبد العزيز آل سعود

نائب ملك المملكة العربية السعودية 

بعد الاطلاع على الأمر الملكي رقم (أ/ ٤١٢) وتاريخ ١٧/ ١٠/ ١٤٠٩هـ.

وبعد الاطلاع على المادتين التاسعة عشرة والعشرين من نظام مجلس الوزراء الصادر بالمرسوم الملكي رقم (٣٨) وتاريخ ٢٢/ ١٠/ ١٣٧٧هـ.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (١٧٠) وتاريخ ١١/ ٩/ ١٤٠٩هـ.

رسمنا بما هو آت:

أولاً- الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

ثانياً - على سمو نائب رئيس مجلس الوزراء والوزراء كل فيما يخصه تنفيذ مرسومنا هذا.



التوقيع

عبد الله بن عبد العزيز

بسم الله الرحمن الرحيم

قرار مجلس الوزراء رقم 170 بتاريخ 11 / 9 / 1409

إن مجلس الوزراء 

بعد الاطلاع على المعاملة المرفقة بهذا الواردة من ديوان رئاسة مجلس الوزراء برقم ٧/ ٢١٨١٠/ ر وتاريخ ٣/ ١٢/ ١٤٠٤هـ المشتملة على خطاب معالي وزير المالية والاقتصاد الوطني رقم ٥٩٣٨/ ٤٠٤ وتاريخ ١٥/ ١١/ ١٤٠٤هـ بشأن مشروع نظام المحفوظات .

وبعد الاطلاع على مذكرة شعبة الخبراء رقم ١٥٥ وتاريخ ١٥/ ١٠/ ١٤٠٦هـ ومذكرتها رقم ٤٢ وتاريخ ١٣/ ٣/ ١٤٠٧هـ.

وبعد الاطلاع على المحضر المعد في شعبة الخبراء رقم ١١٩ وتاريخ ٢٩/ ٦/ ١٤٠٩هـ.

وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة رقم ٩٦ وتاريخ ٥/ ٩/ ١٤٠٩هـ.

يقرر ما يلي:

الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

وقد أعد مشروع مرسوم ملكي بذلك صيغته مرفقة بهذا.



التوقيع

فهد بن عبد العزيز

رئيس مجلس الوزراء


 

نظام الوثائق والمحفوظات

المادة الأولى

يكون للمسميات التالية أينما وردت في هذا النظام الدلالات الواردة قرين كل منها :
1 - المركز : هو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .
2 - الجهاز : أي وزارة أو مصلحة مستقلة أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة.
3 - الوثائق والمحفوظات : هي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة، سواء نتجت هذه الأوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو عن سواها، ما دام أن الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها.
4 - الوثائق والمحفوظات الإدارية : هي الوثائق، والمحفوظات الخاصة بالأعمال الإدارية.
5 - الوثائق والمحفوظات المالية : هي الوثائق والمحفوظات الخاصة بالأمور المالية.
6 - الوثائق والمحفوظات التخصصية : هي الوثائق والمحفوظات المتعلقة بالنشاط الأساسي للجهاز.

المادة الثانية

الغرض من هذا النظام هو : المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه، وتنظيم تداولها، وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدد الحفظ.

المادة الثالثة

تقسم الوثائق والمحفوظات إلى الفئات التالية :
1 - الوثائق والمحفوظات الإدارية: وتنظم وفقًا للائحة موحدة تعد بالاشتراك مع الديوان العام للخدمة المدنية.
2 - الوثائق والمحفوظات المالية: وتنظم وفقًا للائحة موحدة تعد بالاشتراك مع وزارة المالية والاقتصاد الوطني، وديوان المراقبة العامة.
3 - الوثائق والمحفوظات التخصصية: وتنظم وفقًا للوائح متعددة تعد كل لائحة منها بالاشتراك مع الجهة أو الجهات ذات العلاقة.
وتحدد اللوائح الأنواع التي تدخل تحت كل فئة.

المادة الرابعة

يكون للوثائق والمحفوظات خطة تصنيف موحدة، كما يكون لكل جهاز رمز مستقل.
وتحدد اللوائح تفاصيل ذلك.

المادة الخامسة

تحفظ الوثائق والمحفوظات في الجهاز أو في المركز أو فيهما معًا وتحدد اللوائح ما يلي :
1 - مدة الحفظ.
2 - أساليب إرسال الوثائق والمحفوظات إلى المركز .

المادة السادسة

تقسم الوثائق والمحفوظات إلى نوعين :
1 - وثائق ومحفوظات لا يجوز إتلافها.
2 - وثائق ومحفوظات يجوز إتلافها.
وتحدد اللوائح المشار إليها في المادة الثالثة فئات هذه الوثائق والمحفوظات وأساليب ومواعيد إتلافها.

المادة السابعة

تقسم الوثائق والمحفوظات لأغراض الاطلاع إلى فئات.
وتحدد اللوائح تلك الفئات، وقواعد الاطلاع على كل فئة منها، وضوابط إخراج بعض الوثائق والمحفوظات أو صورها داخل المملكة وخارجها.

المادة الثامنة

على الجهاز و المركز استخدام أنسب المواد، والأجهزة والمعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات.
وتحدد اللوائح أساليب التعامل مع أصول تلك الوثائق، والمحفوظات وأوعيتها والاستفادة من تلك الأصول أو مادتها الأولية.

المادة التاسعة

ينشأ لأغراض تطبيق هذا النظام وإصدار لوائحه التنفيذية مركز يسمى ( المركز الوطني للوثائق والمحفوظات) ويحدد نظامه أغراضه، ومهامه، وارتباطه التنظيمي.

المادة العاشرة

يلغي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات .

المادة الحادية عشرة

ينشر هذا النظام في الجريدة الرسمية.