يقصد بالكلمات والعبارات الآتية -أينما وردت في هذا التنظيم- المعاني المبينة أمام كل منها:
الوفد : الوفد الرسمي الذي يضم في عضويته ممثلين من جهة حكومية أو أكثر، ويمثّل المملكة في الاجتماعات.
الاجتماعات : الاجتماعات أو المؤتمرات أو الندوات أو المنتديات (ونحوها) التي تعقد خارج المملكة وتشارك فيها المملكة بوفد.
الجهة المختصة : الجهة الحكومية التي يغلب اختصاصها الأساس على موضوع (أو موضوعات) الاجتماع محل المشاركة.
الجهة المشاركة : الجهة الحكومية التي يطلب منها المشاركة في الوفد دون أن يكون لها الاختصاص الأساس في موضوع الدعوة.
البعثة : سفارة المملكة أو وفدها الدائم أو قنصليتها العامة أو مكتبها التجاري.

تراعى عند تشكيل الوفد الجوانب الآتية:
1 - أن يكون متوافقاً مع الوفود الأخرى المشاركة، من حيث مستوى التمثيل وعدد الأعضاء، وذلك بالتنسيق مع وزارة الخارجية.
2 - أن يكون مستوى تمثيل الجهات المشاركة في مستوى إداري متوافقٍ مع تمثيل الجهة المختصة ورئاسة الوفد.
3 - أن يضم مستشارين وخبراء وفنيين وفقاً لما تقتضيه مهمة الوفد وموضوع الاجتماع.
4 - أن يضم كل (أو معظم) المشاركين السابقين في اللجان الداخلية المختصة أو في اجتماعات خارجية سابقة في حال استمرار موضوعات الاجتماعات نفسها.
5 - أن يكون لوزارة الخارجية -وفقاً لسلطتها التقديرية- المشاركة فيه.
6 - أن يكون رئيسه وأعضاؤه من ذوي الاختصاص والكفاية والمعرفة بجميع جوانب الموضوع الذي يخص الجهة التي يمثلها، وأن يكون الرئيس مجيدًا لإحدى لغات الاجتماع.
7 - أن يكون له (سكرتارية) من الجهة المختصة تتولى الآتي :

1- تقوم الجهة المختصة -بعد تشكيل الوفد وفقًا لأحكام المادة (الثالثة) - بإرسال أسماء المشاركين - وفقاً لجوازات سفرهم- إلى وزارة الخارجية، وتحديد مناصبهم أو مراتبهم، والموعد المتوقع لوصولهم؛ قبل بداية المشاركة بمدة لا تقل عن أسبوعين. وتتولى وزارة الخارجية إعداد وثيقة التفويض -إذا لزم الأمر ذلك- آخذة في الاعتبار رئاسة الوفد والتسلسل الوظيفي للأعضاء من مختلف الجهات المشاركة.
2 - تتولى وزارة الخارجية إرسال وثيقة التفويض إلى البعثة؛ لاستكمال الإجراءات اللازمة. وإذا لم يكن للمملكة بعثة لدى الدولة المضيفة، فتحمل وثيقة التفويض مع الوفد وتسلم للجهة المعنية بصفة مباشرة، ويمكن -تسريعًا للإجراء- أن ترسل نسخة من وثيقة التفويض بوسائل الاتصال السريع إلى الجهة المنظمة عن طريق وزارة الخارجية.

تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة - والجهات الأخرى ذات العلاقة - بالإعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل إنجاح مهمة الوفد وتقديم صورة مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلة لها، ويشمل ذلك على وجه خاص ما يأتي:
1 - عقد اجتماع تنسيقي في المملكة بين الجهة المختصة والجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد المشاركة، يحضره رئيس الوفد أو نائبه وجميع أعضاء الوفد، وإذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة فينعقد خارج المملكة في أقرب وقت ممكن. ويهدف الاجتماع إلى تحقيق الآتي: 2 - تعد سكرتارية الوفد ملفًا يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الاجتماع وتزود به أعضاء الوفد.
3 - تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلّغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بإبلاغ البعثة في الدولة المضيفة.
4 - تقدم البعثة التسهيلات اللازمة للوفد.

تكون رئاسة الوفد للجهة المختصة، ويرأس الوفد الوزير أو رئيس الجهة المستقلة في الأمور المهمة والملحة التي تستلزم حضوره ، وله تفويض من يراه، ما لم يُنص على مستوى رئاسة معيّن، ويجب أن يكون لرئيس الوفد نائب يحل محله عند غيابه، يعينه الوزير أو رئيس الجهة المستقلة.

يتقيّد رئيس الوفد وأعضاؤه بما يأتي:
1 - الالتزام بموقف المملكة الرسمي حيال موضوع المشاركة والدفاع عنه، وأنه لا يمثل شخصه أو جهته الرسمية وإنما يمثّل المملكة.
2 - المحافظة على المعلومات السرية وعدم إفشائها.
3 - التحفظ على أي موقف -قد يواجه به الوفد- قد يرتب أي التزام مادي أو معنوي على المملكة أو أي من مؤسساتها، والرفع عن ذلك وإبداء الرأي في شأنه ليتم بحثه وتحديد موقف في شأنه ما لم يكن لديه تفويض صريح يخوّله بذلك.
4 - عدم الإدلاء لوسائل الإعلام بتصريح خارج إطار الموقف الرسمي للمملكة أو طبيعة اختصاص الوفد، ويكون التصريح لرئيس الوفد أو من يفوضه.
5 - التعاون فيما بينهم والتنسيق حول دور كل منهم وحضور الاجتماعات الرسمية التنسيقية.
6 - الالتزام بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع تصرفاتهم وعلاقاتهم الرسمية والشخصية، ومــراعاة الأنظمة والأعراف في الدولة المضيفة، والتقيد بقواعد العمل الدبلوماسي.
7 - الإقامة في سكن لائق، والظهور بمظهر حسن يليق بمكانة المملكة.
8 - الالتزام باللباس الرسمي الوطني ما لم تستدع الضرورة غير ذلك.

يتولى رئيس الوفد الإشراف على الوفد وإدارة أعماله في سبيل تحقيق الهدف الذي شُكّل من أجله، وله على وجه خاص ما يأتي:
1 - طرح وجهة نظر المملكة.
2 - التنسيق في الاجتماعات -إذا دعت الحاجة- مع وفود الدول المشاركة وبخاصة دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، والدول العربية، والدول الإسلامية، لمحاولة الخروج بموقف موحّد إزاء الموضوعات المطروحة.
3 - التواصل مع رؤساء الوفود المشاركة في الاجتماعات، وإحاطة أعضاء الوفد بالنتائج.
4- تشكيل لجنة فرعية (أو أكثر) من بين أعضاء الوفد لدراسة مسائل محددة تخص الموضوعات المطروحة.
5 - متابعة أداء أعضاء الوفد، فإن ظهر تقصير أو غياب أو سوء سلوك من أحدهم فإنه يلفت نظره إلى ذلك، ولرئيس الوفد -في الحالات التي تستدعي ذلك- أن يستبعد العضو من الوفد أو يمنع مشاركته في كل (أو بعض) أعمال الوفد، وعند الاقتضاء يعد محضرًا بذلك يوقعه أعضاء الوفد ويحيله إلى مرجع العضو المستبعد.
6 - صياغة التصريح الإعلامي الذي يرى مناسبة الإدلاء به لوسائل الإعلام أثناء مشاركة الوفد أو في ختام المشاركة.
7 - إعداد تقرير نهائي بعد انتهاء المشاركة عن نتائجها، ويجب أن يشتمل التقرير على عرض لجميع الفعاليات والآراء والمناقشات التي تمت، وتحليلها وفقًا لمرئيات أعضاء الوفد والتوصيات في شأنها.

يشارك الوفد في الاجتماعات واللقاءات الجانبية واللجان الفرعية بما يكفل تحقيق المصلحة الوطنية وعرض وجهة نظر المملكة في الموضوعات المطروحة. ويقوم الوفد في سبيل تحقيق ذلك بما يأتي:
1 - عقد اجتماع يومي أو أكثر -إذا دعت الحاجة إلى ذلك- بين أعضاء الوفد من أجل التشاور وإطلاع جميع الأعضاء على ما دار من مناقشات في اللجان والفعاليات المختلفة وتقويم النتائج التي تحققت.
2 - التواصل المستمر مع البعثة في الدولة محل الانعقاد إلى أن تنتهي فعاليات مشاركته، والاستعانة -إذا رأى ذلك- بالبعثة لتسهيل الاجتماعات التنسيقية، والاتصال بالجهات المعنية في المملكة لأخذ التوجيهات حول أي موضوع قد يطرأ خلال المشاركة.

1- ترفع الجهة المختصة التقرير النهائي المشار إليه في الفقرة (7) من المادة (الثامنة) إلى المقام السامي، وتزود جميع الجهات ذات العلاقة -سواء المشاركة في الوفد أو غير المشاركة- بنسخة منه.
2 - ترفع كل جهة من الجهات ذات العلاقة إلى المقام السامي عن الموضوعات التي تخصها وترى وجوب أخذ توجيه أو استكمال إجراءات نظامية في شأنها، مع إرسال نسخة منها إلى الجهة المختصة.

1- لا تخضع لأحكام هذا التنظيم وفود اجتماعات المجالس الوزارية واللجان الأخرى التي تشكل في إطار جامعة الدول العربية، ووفود اللجان الوزارية ولجان مجلس التعاون لدول الخليج العربية، ووفود اللجان المشتركة المنبثقة عن اتفاقيات التعاون الدولية.
2 - لا تسري أحكام هذا التنظيم على الاجتماعات ذات السرية العالية للجهات العسكرية والأمنية التي يقدرها رئيس الجهة.
3 - يخضع لأحكام هذا التنظيم ممثلو القطاع الخاص وممثلو الجهات الحكومية من غير الموظفين، الذين يشاركون ضمن الوفد.
4 - تسري أحكام هذا التنظيم على الاجتماعات التي تعقد داخل المملكة بالقدر الذي تتفق مع طبيعتها ، وبما لا يخل بالضوابط الموافق عليها بقرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22 /3 /1431هـ.
5 - إذا تلقت جهة حكومية دعوة للمشاركة في اجتماع وهي غير مختصة بموضوعاته أو لا تملك الاختصاص الأساس فيه، فعليها إحالة الدعوة إلى وزارة الخارجية لإحالتها إلى الجهة المختصة.
6 - تعمل الجهة المختصة -بالتنسيق مع وزارة الخارجية- على حشد الجهود وتوحيدها بغية انتخاب المملكة لتترأس المكاتب التنفيذية (أو المنظمات) المتخصصة، إذا رُئيَ أن ذلك يخدم مصالح المملكة وتوجهاتها.
7 - إذا حالت ظروف دون مشاركة الوفد المقرر مشاركته في الاجتماعات التي تنظم تحت مظلة دولية أو إقليمية لدى المملكة عضوية فيها، ورأت الجهة المختصة أهمية مشاركة المملكة فيها؛ فيمكن التنسيق بين الجهة التي ترأس الوفد ووزارة الخارجية لتمكين البعثة في الدولة المضيفة من تمثيل المملكة، بعد تزويدها بالموضوعات التي ترغب الجهة المختصة في طرحها للنقاش، ومواقف المملكة تجاه القضايا محل النقاش أو المتوقع إثارتها.
8 - تتحمّل كل جهة من الجهات المشاركة في الاجتماعات الخارجية تكلفة مشاركة ممثليها.

يحل هذا التنظيم محل تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية، الموافق عليه بقرار مجلس الوزراء رقم (248) وتاريخ 30 /7 /1428هـ.