1441/03/16 هـ الموافق: 13/11/2019 مـ

تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات

عدد مرات التصفح2246

نبذة عن النظام

يتضمن التنظيم :
معاني العبارات والألفاظ الخاصة به، التعامل مع الدعوات، وتشكيل الوفد، ووثيقة التفويض بالمشاركة وإبلاغ الجهة الداعية بمشاركة الوفد، والإعداد لمشاركة الوفد، رئاسة الوفد وواجبات رئيس الوفد وأعضاؤه، واختصاصات رئيس الوفد، ومشاركة الوفد ونتائج مشاركته ، وأحكام عامة .
تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات
1438/01/16 هـ الموافق : 17/10/2016 مـ
1440/03/21 هـ الموافق : 29/11/2018 مـ
ساري

نـــص النظـــام

مادة معدلة مادة ملغية
اصل الوثيقة طباعة إبلاغ الإصدارات اللغات

تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات

1438 هـ

بسم الله الرحمن الرحيم

قرار مجلس الوزراء رقم (42) بتاريخ 16 / 1 / 1438

إن مجلس الوزراء

بعد الاطلاع على المعاملة الواردة من الديوان الملكي برقم ٢٧٧٢٦ وتاريخ ٢٣ / ٦ / ١٤٣٦هـ ، المشتملة على برقية الأمانة العامة للجنة العليا للتنظيم الإداري (الملغاة) رقم ٣١ / ٤ / ١٦ / ٢٦٣ / ٩ وتاريخ ٢ / ٦ / ١٤٣٦هـ ، في شأن التقرير المعد سابقاً الخاص بدراسة تنظيم مشاركة الجهات الحكومية في وفود تمثل المملكة خارجيا في المؤتمرات والندوات واللقاءات والاجتماعات.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (٢٤٨) وتاريخ ٣٠ / ٧ / ١٤٢٨هـ ، القاضي بالموافقة على تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (٨١) وتاريخ ٢٢ / ٣ / ١٤٣١هـ ، القاضي بالموافقة على ضوابط عقد المؤتمرات والندوات في المملكة عن طريق الجهات الحكومية بمشاركة خارجية.

وبعد الاطلاع على المحاضر رقم (١٧٢) وتاريخ ٢٢ / ٣ / ١٤٣٦هـ ورقم (٤٥٦) وتاريخ ٧ / ٥ / ١٤٣٧هـ ورقم (٩٢٣) وتاريخ ٦ / ١٠ / ١٤٣٧هـ ، المعدة في هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.

وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة لمجلس الوزراء رقم (٣٢٠٢) وتاريخ ٦ / ١١ / ١٤٣٧هـ.

يقرر

الموافقة على تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات ، بالصيغة المرافقة.



رئيس مجلس الوزراء

تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات

المادة الأولى تعريفات

يقصد بالكلمات والعبارات الآتية -أينما وردت في هذا التنظيم- المعاني المبينة أمام كل منها:
الوفد : الوفد الرسمي الذي يضم في عضويته ممثلين من جهة حكومية أو أكثر، ويمثّل المملكة في الاجتماعات.
الاجتماعات : الاجتماعات أو المؤتمرات أو الندوات أو المنتديات (ونحوها) التي تعقد خارج المملكة وتشارك فيها المملكة بوفد.
الجهة المختصة : الجهة الحكومية التي يغلب اختصاصها الأساس على موضوع (أو موضوعات) الاجتماع محل المشاركة.
الجهة المشاركة : الجهة الحكومية التي يطلب منها المشاركة في الوفد دون أن يكون لها الاختصاص الأساس في موضوع الدعوة.
البعثة : سفارة المملكة أو وفدها الدائم أو قنصليتها العامة أو مكتبها التجاري.

المادة الثانية التعامل مع الدعوات

تكون الاتصالات مع الدول المضيفة أو الجهات المنظمة للاجتماعات فيما يخص المشاركة فيها عن طريق وزارة الخارجية وإن كانت الدعوة موجهة إلى الجهة المختصة مباشرة. وتستثنى من ذلك الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، على أن تزود وزارة الخارجية بنسخة من المكاتبات المتعلقة بمواعيدها. ويكون التعامل مع دعوات المشاركة في الاجتماعات الواردة من الدولة المضيفة أو الجهة المنظمة وفقاً للقواعد الآتية:
1 - تتلقى وزارة الخارجية الدعوات، وتتولى إحالتها إلى الجهة المختصة وفقًا لموضوعها قبل الموعد المحدد للمشاركة بمدة كافية. وإذا كان لوزارة الخارجية وجهة نظر -ذات طبيعة سياسية- حيال الدعوة فتقدم مرئياتها مع الدعوة عند إحالتها إلى الجهة المختصة. وإذا تلقت الجهة المختصة الدعوة بصفة مباشرة فتبلغ وزارة الخارجية بها وتزودها بصورة منها.
2 - تدرس الجهة المختصة الدعوة، ويقدر المسؤول الأول في الجهة مدى ملاءمة مشاركة المملكة وفقاً لموضوع الاجتماع وأهمية المشاركة. على أن يقتصر الرفع إلى المقام السامي للاستئذان بالمشاركة على الآتي:
أ‌ - الاجتماعات التي تتضمن مناقشة موضوعات حساسة، أو التي تتطلب اتخاذ مواقف سياسية أو دولية حيالها، أو التي يترتب على المشاركة فيها التزامات مالية على المملكة، أو التي تكون في دول تستدعي طبيعة العلاقات معها أخذ موافقة مسبقة، أو التي يشارك فيها رئيس الجهة.
ب‌ - الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، ويكتفى فيها بالحصول على موافقة المقام السامي عند المشاركة الأولى، على أن توضح الطبيعة الدورية للمشاركة عند عرض الموضوع على المقام السامي.
3 - على الجهة المختصة عند رغبتها المشاركة مراعاة ما يأتي:
أ‌ - أن تكون المشاركة بحسب الإمكانات المتاحة لديها.
ب‌ - أن تبلغ وزارة الخارجية بهذه المشاركة.
ج - أن تأخذ مرئيات الجهات الحكومية ذات العلاقة أو تعمل على مشاركتها ابتداء -متى استدعى الأمر- من أجل تنسيق المواقف وتوحيدها.
4 - تدعو الجهة المختصة الجهات المشاركة لتسمية ممثليها في الوفد وتزويدها بالمعلومات المطلوبة عنهم وفقاً للمادة (الرابعة) من التنظيم.
5 - تزود وزارة الخارجية الجهة المختصة بمعلومات الاتصال بالبعثة في الدولة المضيفة.

المادة الثالثة تشكيل الوفد

تراعى عند تشكيل الوفد الجوانب الآتية:
1 - أن يكون متوافقاً مع الوفود الأخرى المشاركة، من حيث مستوى التمثيل وعدد الأعضاء، وذلك بالتنسيق مع وزارة الخارجية.
2 - أن يكون مستوى تمثيل الجهات المشاركة في مستوى إداري متوافقٍ مع تمثيل الجهة المختصة ورئاسة الوفد.
3 - أن يضم مستشارين وخبراء وفنيين وفقاً لما تقتضيه مهمة الوفد وموضوع الاجتماع.
4 - أن يضم كل (أو معظم) المشاركين السابقين في اللجان الداخلية المختصة أو في اجتماعات خارجية سابقة في حال استمرار موضوعات الاجتماعات نفسها.
5 - أن يكون لوزارة الخارجية -وفقاً لسلطتها التقديرية- المشاركة فيه.
6 - أن يكون رئيسه وأعضاؤه من ذوي الاختصاص والكفاية والمعرفة بجميع جوانب الموضوع الذي يخص الجهة التي يمثلها، وأن يكون الرئيس مجيدًا لإحدى لغات الاجتماع.
7 - أن يكون له (سكرتارية) من الجهة المختصة تتولى الآتي :
أ - تسهيل مهمة الوفد والتنسيق بينه وبين الجهة المنظمة.
ب - إعداد تقرير يومي عن سير الاجتماع ومشاركة الوفد، وإطلاع أعضاء الوفد عليه.
ج - أي مهمة أخرى يكلفها بها رئيس الوفد أو من ينيبه.

المادة الرابعة وثيقة التفويض بالمشاركة وإبلاغ الجهة الداعية بمشاركة الوفد

1- تقوم الجهة المختصة -بعد تشكيل الوفد وفقًا لأحكام المادة (الثالثة) - بإرسال أسماء المشاركين - وفقاً لجوازات سفرهم- إلى وزارة الخارجية، وتحديد مناصبهم أو مراتبهم، والموعد المتوقع لوصولهم؛ قبل بداية المشاركة بمدة لا تقل عن أسبوعين. وتتولى وزارة الخارجية إعداد وثيقة التفويض -إذا لزم الأمر ذلك- آخذة في الاعتبار رئاسة الوفد والتسلسل الوظيفي للأعضاء من مختلف الجهات المشاركة.
2 - تتولى وزارة الخارجية إرسال وثيقة التفويض إلى البعثة؛ لاستكمال الإجراءات اللازمة. وإذا لم يكن للمملكة بعثة لدى الدولة المضيفة، فتحمل وثيقة التفويض مع الوفد وتسلم للجهة المعنية بصفة مباشرة، ويمكن -تسريعًا للإجراء- أن ترسل نسخة من وثيقة التفويض بوسائل الاتصال السريع إلى الجهة المنظمة عن طريق وزارة الخارجية.

المادة الخامسة الإعداد لمشاركة الوفد

تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة - والجهات الأخرى ذات العلاقة - بالإعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل إنجاح مهمة الوفد وتقديم صورة مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلة لها، ويشمل ذلك على وجه خاص ما يأتي:
1 - عقد اجتماع تنسيقي في المملكة بين الجهة المختصة والجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد المشاركة، يحضره رئيس الوفد أو نائبه وجميع أعضاء الوفد، وإذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة فينعقد خارج المملكة في أقرب وقت ممكن. ويهدف الاجتماع إلى تحقيق الآتي:
أ‌ - دراسة جدول الأعمال الخاص بالاجتماعات.
ب‌ - إيضاح الهدف من مشاركة الوفد وبحث أفضل السبل لتحقيقه.
ج - تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه أثناء مشاركة الوفد.
د - توزيع الأدوار بين أعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه.
هـ - تحديد مهمات سكرتارية الوفد.
2 - تعد سكرتارية الوفد ملفًا يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الاجتماع وتزود به أعضاء الوفد.
3 - تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلّغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بإبلاغ البعثة في الدولة المضيفة.
4 - تقدم البعثة التسهيلات اللازمة للوفد.

المادة السادسة رئاسة الوفد

تكون رئاسة الوفد للجهة المختصة، ويرأس الوفد الوزير أو رئيس الجهة المستقلة في الأمور المهمة والملحة التي تستلزم حضوره ، وله تفويض من يراه، ما لم يُنص على مستوى رئاسة معيّن، ويجب أن يكون لرئيس الوفد نائب يحل محله عند غيابه، يعينه الوزير أو رئيس الجهة المستقلة.

المادة السابعة واجبات رئيس الوفد وأعضاؤه

يتقيّد رئيس الوفد وأعضاؤه بما يأتي:
1 - الالتزام بموقف المملكة الرسمي حيال موضوع المشاركة والدفاع عنه، وأنه لا يمثل شخصه أو جهته الرسمية وإنما يمثّل المملكة.
2 - المحافظة على المعلومات السرية وعدم إفشائها.
3 - التحفظ على أي موقف -قد يواجه به الوفد- قد يرتب أي التزام مادي أو معنوي على المملكة أو أي من مؤسساتها، والرفع عن ذلك وإبداء الرأي في شأنه ليتم بحثه وتحديد موقف في شأنه ما لم يكن لديه تفويض صريح يخوّله بذلك.
4 - عدم الإدلاء لوسائل الإعلام بتصريح خارج إطار الموقف الرسمي للمملكة أو طبيعة اختصاص الوفد، ويكون التصريح لرئيس الوفد أو من يفوضه.
5 - التعاون فيما بينهم والتنسيق حول دور كل منهم وحضور الاجتماعات الرسمية التنسيقية.
6 - الالتزام بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع تصرفاتهم وعلاقاتهم الرسمية والشخصية، ومــراعاة الأنظمة والأعراف في الدولة المضيفة، والتقيد بقواعد العمل الدبلوماسي.
7 - الإقامة في سكن لائق، والظهور بمظهر حسن يليق بمكانة المملكة.
8 - الالتزام باللباس الرسمي الوطني ما لم تستدع الضرورة غير ذلك.

المادة الثامنة اختصاصات رئيس الوفد

يتولى رئيس الوفد الإشراف على الوفد وإدارة أعماله في سبيل تحقيق الهدف الذي شُكّل من أجله، وله على وجه خاص ما يأتي:
1 - طرح وجهة نظر المملكة.
2 - التنسيق في الاجتماعات -إذا دعت الحاجة- مع وفود الدول المشاركة وبخاصة دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، والدول العربية، والدول الإسلامية، لمحاولة الخروج بموقف موحّد إزاء الموضوعات المطروحة.
3 - التواصل مع رؤساء الوفود المشاركة في الاجتماعات، وإحاطة أعضاء الوفد بالنتائج.
4- تشكيل لجنة فرعية (أو أكثر) من بين أعضاء الوفد لدراسة مسائل محددة تخص الموضوعات المطروحة.
5 - متابعة أداء أعضاء الوفد، فإن ظهر تقصير أو غياب أو سوء سلوك من أحدهم فإنه يلفت نظره إلى ذلك، ولرئيس الوفد -في الحالات التي تستدعي ذلك- أن يستبعد العضو من الوفد أو يمنع مشاركته في كل (أو بعض) أعمال الوفد، وعند الاقتضاء يعد محضرًا بذلك يوقعه أعضاء الوفد ويحيله إلى مرجع العضو المستبعد.
6 - صياغة التصريح الإعلامي الذي يرى مناسبة الإدلاء به لوسائل الإعلام أثناء مشاركة الوفد أو في ختام المشاركة.
7 - إعداد تقرير نهائي بعد انتهاء المشاركة عن نتائجها، ويجب أن يشتمل التقرير على عرض لجميع الفعاليات والآراء والمناقشات التي تمت، وتحليلها وفقًا لمرئيات أعضاء الوفد والتوصيات في شأنها.

المادة التاسعة مشاركة الوفد

يشارك الوفد في الاجتماعات واللقاءات الجانبية واللجان الفرعية بما يكفل تحقيق المصلحة الوطنية وعرض وجهة نظر المملكة في الموضوعات المطروحة. ويقوم الوفد في سبيل تحقيق ذلك بما يأتي:
1 - عقد اجتماع يومي أو أكثر -إذا دعت الحاجة إلى ذلك- بين أعضاء الوفد من أجل التشاور وإطلاع جميع الأعضاء على ما دار من مناقشات في اللجان والفعاليات المختلفة وتقويم النتائج التي تحققت.
2 - التواصل المستمر مع البعثة في الدولة محل الانعقاد إلى أن تنتهي فعاليات مشاركته، والاستعانة -إذا رأى ذلك- بالبعثة لتسهيل الاجتماعات التنسيقية، والاتصال بالجهات المعنية في المملكة لأخذ التوجيهات حول أي موضوع قد يطرأ خلال المشاركة.

المادة العاشرة نتائج مشاركة الوفد

1- ترفع الجهة المختصة التقرير النهائي المشار إليه في الفقرة (7) من المادة (الثامنة) إلى المقام السامي، وتزود جميع الجهات ذات العلاقة -سواء المشاركة في الوفد أو غير المشاركة- بنسخة منه.
2 - ترفع كل جهة من الجهات ذات العلاقة إلى المقام السامي عن الموضوعات التي تخصها وترى وجوب أخذ توجيه أو استكمال إجراءات نظامية في شأنها، مع إرسال نسخة منها إلى الجهة المختصة.

المادة الحادية عشرة أحكام عامة

1- لا تخضع لأحكام هذا التنظيم وفود اجتماعات المجالس الوزارية واللجان الأخرى التي تشكل في إطار جامعة الدول العربية، ووفود اللجان الوزارية ولجان مجلس التعاون لدول الخليج العربية، ووفود اللجان المشتركة المنبثقة عن اتفاقيات التعاون الدولية.
2 - لا تسري أحكام هذا التنظيم على الاجتماعات ذات السرية العالية للجهات العسكرية والأمنية التي يقدرها رئيس الجهة.
3 - يخضع لأحكام هذا التنظيم ممثلو القطاع الخاص وممثلو الجهات الحكومية من غير الموظفين، الذين يشاركون ضمن الوفد.
4 - تسري أحكام هذا التنظيم على الاجتماعات التي تعقد داخل المملكة بالقدر الذي تتفق مع طبيعتها ، وبما لا يخل بالضوابط الموافق عليها بقرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22 /3 /1431هـ.
5 - إذا تلقت جهة حكومية دعوة للمشاركة في اجتماع وهي غير مختصة بموضوعاته أو لا تملك الاختصاص الأساس فيه، فعليها إحالة الدعوة إلى وزارة الخارجية لإحالتها إلى الجهة المختصة.
6 - تعمل الجهة المختصة -بالتنسيق مع وزارة الخارجية- على حشد الجهود وتوحيدها بغية انتخاب المملكة لتترأس المكاتب التنفيذية (أو المنظمات) المتخصصة، إذا رُئيَ أن ذلك يخدم مصالح المملكة وتوجهاتها.
7 - إذا حالت ظروف دون مشاركة الوفد المقرر مشاركته في الاجتماعات التي تنظم تحت مظلة دولية أو إقليمية لدى المملكة عضوية فيها، ورأت الجهة المختصة أهمية مشاركة المملكة فيها؛ فيمكن التنسيق بين الجهة التي ترأس الوفد ووزارة الخارجية لتمكين البعثة في الدولة المضيفة من تمثيل المملكة، بعد تزويدها بالموضوعات التي ترغب الجهة المختصة في طرحها للنقاش، ومواقف المملكة تجاه القضايا محل النقاش أو المتوقع إثارتها.
8 - تتحمّل كل جهة من الجهات المشاركة في الاجتماعات الخارجية تكلفة مشاركة ممثليها.

المادة الثانية عشرة

يحل هذا التنظيم محل تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية، الموافق عليه بقرار مجلس الوزراء رقم (248) وتاريخ 30 /7 /1428هـ.